Jak usprawnić komunikację wewnętrzną w firmie?

22 Aug 2016
Przeczytaj w 3 minuty

Jak usprawnić komunikację wewnętrzną w firmie?

Chyba nigdy w historii ludzkość nie mogła komunikować się w tak prosty sposób jak w tej chwili. Przeniesienie się właściwie w całości do cyfrowego świata uprościło komunikację firmową zarówno jeśli chodzi o kontakty na zewnątrz jak i wewnątrz firmy. Smartfony, tablety, laptopy, Internet mobilny to jednak tylko podstawowe narzędzia usprawniające firmową komunikację.
Rozwiązań pozwalających na skomunikowanie dużych grup współpracujących ze sobą niezależnie od miejsca, w którym się znajdują jest jednak o wiele więcej niż nam się wydaje!

Poprawianie komunikacji w firmie

Firma XXI wieku powoli przestaje przypominać klasyczny model – biuro i przychodzący do niego codziennie pracownicy. Coraz częściej firmy współpracują z innymi podmiotami, zatrudniają freelancerów specjalistów czy outsourcują usługi nawet w najdalszych zakątkach globu. Połapanie się w tym gąszczu zależności, połączeń i setek wiadomości zdecydowanie ułatwia opracowanie wewnętrznej strategii komunikacji firmy. Aby z sukcesem wdrożyć własną strategię komunikacji w firmie nalży wziąć pod uwagę kilka czynników. Pierwszym z nich jest wygoda korzystania. Drugim przejrzystość komunikacji i porządek. Trzecim bezpieczeństwo wymienianych informacji. Czwartym możliwość monitoringu zdarzeń i szybkiego reagowania poprzez scentralizowanie komunikacji.

Slack – narzędzie do komunikacji wewnątrz firmy

Jednym z najpopularniejszych narzędzi, które mogą w zdecydowany sposób ułatwić osiągnięcie komunikacyjnego ideału jest Slack. Wymyślone przez międzynarodowy zespół narzędzie miało swoją premierę w sierpniu 2013 roku i już od początku zyskało sporą rzeszę zwolenników. Czym jest Slack? Starsi użytkownicy komputerów pamiętają być może popularne wiele lat temu rozwiązanie jakim był IRC. Slack nigdy nie zastąpi IRC, ale swoim użytkownikom jest w stanie zaoferować bardzo wiele funkcjonalności, które również my kiedyś pokochaliśmy. Slack to przejrzyste pokoje z chatami, które sortowane są według tematów, prywatne rozmowy oraz pokoje zamknięte. Co ważne komunikacja wewnątrz firmy za pośrednictwem Slack umożliwia transfer plików, wymianę danych na temat profili użytkowników („To jest profil Adama. Adam pracuje z nami przy projekcie X”), a także przejrzyste przeszukiwanie treści. Bardzo ciekawą opcją jest możliwość używania w Slack różnych popularnych aplikacji takich jak chociażby Trello, Dropbox, Heroku, czy Zendesk. Nie przypomina wam to trochę ruchów jakie wykonuje część platform społecznościowych takich jak Facebook czy Linkedin? Zaskoczeniem nie powinna być zatem bardzo rozbudowana i elastyczna forma rozwijania społeczności dookoła projektu, którą również oferuje Slack. Wystarczy stworzyć zamkniętą grupę, wygenerować dla niej indywidualny url i możemy zaczynać pracę bez obawy o to, że będzie nam w niej przeszkadzać ktoś z zewnątrz.

HipChat – narzędzie do wymiany informacji wewnątrz firmy

Innym obok Slack interesującym narzędziem, któremu warto się przyjrzeć jeśli chcecie poprawić komunikację w swojej firmie jest HipChat. Oparta na modelu freemium aplikacja miała premierę w 2010 roku i już na starcie wyróżniała się kilkoma bardzo ważnymi funkcjami. Dziś jest jeszcze lepiej! Aplikacja współpracuje ze wszystkimi popularniejszymi systemami operacyjnymi od Windowsa i Linuxa zaczynając na Androidzie i IOS kończąc. HipChat to nie tylko chat grupowy, tworzenie pokoi i wymiana informacji indywidualnych w o wiele szybszej formie niż tradycyjna droga mailowa. To przede wszystkim masa opcji dodatkowych, wśród których zachwycą was z pewnością  bardzo prosta funkcja udostępniania plików graficznych, 5 Giga miejsca dyskowego na pliki (w wersji darmowej) oraz możliwość wysyłania SMSów! Wersja premium oferuje dodatkowo coraz popularniejszą funkcję rozmów video (czyżby koniec problemów z firmowymi konferencjami na Skype?), bardzo wygodną możliwość współdzielenia ekranów i coś naprawdę ekstra czyli możliwość obchodzenia korporacyjnych zabezpieczeń i firewall. Ile razy mieliście problem z odebraniem lub przesłaniem do osoby pracującej w korporacji pliku większego niż „tradycyjne” 20 megabajtów? Z HipChat będzie prościej niż kiedykolwiek! Opcja premium oferuje bowiem rewelacyjną możliwość udostępniania pokoi i w przechowywanych w nich danych również osobom, które korzystają z blokowanych komputerów korporacyjnych. Wystarczy udostępnić  link dostępowy i po sprawie! Możliwości usprawnienia komunikacji firmowej jest naprawdę wiele. Dwie opisane w dzisiejszym wpisie aplikacje to zaledwie początek i nasz subiektywny wybór. Jesteśmy przekonani, że każdy z naszych czytelników przy pomocy Lemon Pro jest w stanie znaleźć rozwiązanie, które sprosta jego wymaganiom i oczekiwaniom.