Digitalizacja dokumentów – pięć powodów dla których firma powinna rozpocząć digitalizowanie swoich dokumentów.
Powoli kończą się czasy zawalonych stertami dokumentów biur, kartek i karteczek fruwających po całym biurku, zakurzonego archiwum, w którym połapać się umieją tylko najbardziej doświadczeni pracownicy.
Wraz z epoką digitalizacji coraz bardziej zapominamy o analogowych dokumentach dzięki czemu za kilkanaście lat stwierdzenie „na wariackich papierach” ma szanse być równie archaiczne co ludowe porzekadła z sprzed stu lat.
Każda nowoczesna firma poważnie traktująca swój rozwój powinna prędzej czy później zabrać się za proces digitalizacji swoich dokumentów. Dlatego w dzisiejszym wpisie kontynuujemy formułę „top 5” i przedstawiamy wam pięć powodów, dla których każda osoba decyzyjna w instytucji powinna jak najszybciej rozważyć rozpoczęcie digitalizacji dokumentów.
Sprawne i szybkie przeprocesowanie dokumentów
Dokument cyfrowy to dokument prosty w obróbce. O wiele łatwiej jest edytować plik tekstowy czy tabelę (o bardziej skomplikowanych formach nie wspominając) jeśli możemy robić to przy pomocy klawiatury i myszki, a nie ołówka. Dzięki nowoczesnym aplikacjom do pracy w chmurze pliki takie można edytować do woli równocześnie zapewniając sobie stały podgląd wprowadzanych zmian. W ten oto sposób po raz kolejny uda nam się zaprowadzić tak bardzo pożądany w pracy biznesowej porządek. A jak wiadomo dobrze funkcjonująca i bezpieczna firma to firma zarabiająca jeszcze więcej!
Zabezpieczenie przed kopiowaniem
Dokumenty cyfrowe są o wiele trudniejsze do skopiowania. Zamieszczone na zabezpieczonym podwójnym dostępem serwerze przeznaczone są tylko i wyłącznie dla uprawnionych i pożądanych osób. Dzięki temu nie tylko zapewniamy każdemu dokumentowi minimalny wgląd, ale również unikamy bałaganu związanego z przepływem informacji pomiędzy zespołami zajmującymi się kompletnie innymi sprawami. Co ważne dokument cyfrowy nie jest tak prosty do skopiowania jak analogowy. Kartkę papieru możemy skserować lub sfotografować. Tymczasem cyfrowe kopiowanie zawsze pozostawia ślad. Dzięki podzieleniu chmury na strefy dostępów momentalnie jesteśmy w stanie zawęzić do minimum grono podejrzanych, które mogło być źródłem ewentualnego przecieku.
Dedykowane miejsce na przetrzymywanie danych z szybkim dostępem do danych
Zdigitalizowanie firmowych dokumentów i następne zamieszczenie ich na chronionej chmurze to nie tylko gwarancja bezpieczeństwa, ale również porządku. Przypomnijcie sobie ile razy poszukiwaliście jednej malutkiej karteczki, która zawierała informację kluczową dla danej sprawy. Odpowiednie katalogowanie i opisywanie digitalizowanych dokumentów gwarantuje, że w zaledwie kilka sekund odnajdziecie w waszej chmurze potrzebne wam informacje. Co ważne dzięki temu, że dane przechowywane są na serwerach w chmurze dostęp do nich jest bardzo prosty z każdego miejsca na świecie i przy pomocy nawet najpopularniejszych smartfonów czy tabletów.
Szyfrowanie
Jak zabezpieczyć ultra ważny papierowy dokument? Nawet przybicie na nim znanej z filmów szpiegowskich pieczątki „Top Secret” i zamknięcie teczki w sejfie wielkości kabiny tira nie gwarantuje stuprocentowego bezpieczeństwa. Tymczasem zdigitalizowany dokument zamieszczony w chmurze może być zabezpieczony nawet kilkunastokrotnie! Służą temu zarówno różne poziomy dostępu do chmury, spora ilość haseł, a także tak zwana podwójna weryfikacja dostępu, która najczęściej prowadzona jest przez jednorazowe hasła sms lub tokeny. Dodatkowo na rynku dostępna jest bardzo duża ilość aplikacji pozwalających na zaszyfrowanie pojedynczych plików co w połączeniu z opisanymi wcześniej metodami sprawia, że ochrona dokumentów staje się jeszcze prostsza i skuteczniejsza niż kiedykolwiek.
Prosta integracja z systemami obiegu dokumentów
Kiedyś wielkie kariery zaczynały się od stanowiska biurowego gońca. Dziś dzięki digitalizacji wszystkie pliki możemy w bardzo prosty sposób przesyłać pomiędzy pracującymi nad nimi osobami. Dostępne również w Lemon Pro aplikacje usprawniające cyfrowy w obieg dokumentów to prawdziwe zbawienie szczególnie dla dużych firm. Dzięki temu przesłanie pliku lub wskazanie ścieżki dostępu do większego katalogu zdigitalizowanych dokumentów zajmuje dosłownie kilka sekund.
Mamy nadzieję, że przedstawione powyżej argumenty przekonają ciągle wahających się. Digitalizacja to przyszłość biznesu, a tylko od tego jak szybko wasza firma zdecyduje się wejść w cyfrowy świat zależy to jak szybko wasi pracownicy otrzymają komfort pracy z cyfrowymi dokumentami godny XXI wieku!
PS. Nauczeni doświadczeniem płynącym z serialu Mr. Robot (!) zalecamy bezwzględnie wykonywanie kopii zapasowych dokumentów przetrzymywanych w chmurze - kopii, której właściciele firmy są w stanie kontrolować i mieć do niej szybki dostęp w razie potrzeby natychmiastowego odzysku danych.
