Przedsiębiorcy wciąż nie zdają sobie sprawy z faktu, że wdrożenie profesjonalnej platformy komunikacyjnej nie musi wiązać się z dużymi kosztami. Najbardziej funkcjonalną usługą dostępną na Polskim rynku jest pakiet Office 365. W ofercie giganta Microsoft znajduje się wiele narzędzi przydatnych w codziennej pracy z dokumentami. W tym artykule opowiemy, jak za pomocą Office 365 i innych usług stworzyć wirtualne biuro w chmurze oraz usprawnić procesy zarządzania przedsiębiorstwem.
Elastyczne środowisko domenowe w chmurze
Przy pomocy Microsoft Office 365 utworzysz, dopasowane do każdego typu działalności, środowisko domenowe w chmurze. Usługa oferuje założenie spersonalizowanej domeny pocztowej klasy biznes. W zależności od zapotrzebowania wybierzesz unikalną nazwę domeny. Możesz też zastosować standardowy adres Microsoft. Office 365 w chmurze umożliwia migrację całego środowiska pocztowego firmy na serwery Microsoft. Nie musisz tworzyć struktury komunikacji od nowa. Wiadomości, reguły, czy utworzone katalogi wraz z całą zawartością skrzynki trafiają do usługi Exchange Online. Migracja przeprowadzana jest w sposób bezinwazyjny, nie zakłóca procesów przedsiębiorstwa. Atutem pakietu Office 365 jest prosta i szybka konfiguracja środowiska, dzięki czemu błyskawicznie powrócisz do pracy na projektami.
Wiadomo jak kłopotliwe może być zapamiętanie setek loginów czy haseł. Usługa Microsoft sprawi, że migracja będzie formalnością. W ramach pakietu możesz przydzielić firmową domenę do własnych danych logowania. Dzięki temu unikniesz ingerencji w proces funkcjonowania firmy i ułatwisz pracę swoim pracownikom.
Pakiet Office 365 to wirtualny odpowiednik programu Microsoft Office. Zawiera aplikacje biurowe: Word, Excel, Power Point, OneNote, Access czy Publisher. Przy jej pomocy łatwo udostępnisz pliki nad którymi pracujesz na serwerze. Każdy zalogowany pracownik może zapisywać, edytować i do tego udostępniać firmowe dokumenty, prezentacje czy arkusze kalkulacyjne. System Office 365 w chmurze oferuje opcję wspólnej pracy nad plikami wielu użytkownikom jednocześnie z każdego miejsca i o dowolnym czasie.
Warto wspomnieć o kilku kwestiach związanych z bezpieczeństwem danych. Firmowe dokumenty przechowywane są na wielu, rozproszonych serwerach. Poprzez zastosowaną replikację każdy plik czy zadanie poddawane jest trzykrotnemu backupowi. Zabezpieczenia wewnętrzne gwarantują ochronę wrażliwych danych przed złośliwym oprogramowaniem, wyłudzeniem czy też spamem. Administratorzy, przy pomocy kilku kliknięć myszką ustalą reguły dostępu do plików. A ty w tym czasie możesz wygodnie rozsiąść się w fotelu z kubkiem gorącej herbaty. W razie kradzieży sprzętu, jednym ruchem palca usuniesz wszelkie dane, uniemożliwiając ich przejęcie osobom niepowołanym.
Jak ulokować system produkcyjny w chmurze?
Naturalną konsekwencją rozwoju technologii chmury jest rozwinięcie jej funkcjonalności o infrastrukturę ERP. Obecny trend kreuje technologię chmury jako kompletne narzędzie do zarządzania systemem sprzedaży przedsiębiorstw. Czy aby na pewno jest to rozwiązanie na tyle elastyczne aby sprostać oczekiwaniom firm z wielu branż? Przyjrzymy się danym. Raport ERP Report 2015 pokazuje jak zmienia się tendencja migracji systemów ERP do chmury.
W 2013 roku, aż 85% przedsiębiorstw wolało skorzystać z systemów ERP opartych o serwery lokalne. Rok później trend ten zmalał do 56%, a przedsiębiorcy coraz śmielej sięgali po rozwiązania oparte na chmurze obliczeniowej. Skąd taki wzrost zainteresowania ofertą systemów produkcyjnych w chmurze? Otóż, większa popularność oferty wiąże się stricte z atrakcyjniejszą ofertą usługodawców. Niższe ceny, rosnący poziom wiedzy konsumenta oraz poprawa bezpieczeństwa usług mają istotny wpływ na wzrost sprzedaży.
Czy warto zatem inwestować w systemy ERP w chmurze? Warto i to bez względu na charakter prowadzonej działalności.
System produkcyjny w chmurze to szczególnie korzystne rozwiązanie dla małych i średnich przedsiębiorstw, które nie posiadają własnej infrastruktury. Decydując się na zakup usługi otrzymujemy duże zasoby powierzchni na serwerze dostawcy. Możemy zainstalować na nim dowolne oprogramowanie pozwalające na uruchomienie procesów sprzedażowych. System klasy ERP daje szerokie możliwości zarządzania kanałem sprzedaży. Usługodawcy oferują np. intuicyjne aplikacje do szybkiego wystawiania faktur połączone z funkcją na kształt magazynu.
Dedykowany program dokumentuje osiągnięcia sprzedażowe firmy. Jednym kliknięciem prześlesz wszystkie faktury do biura rachunkowego, oszczędzając czas i pieniądze na papier. Usługa oferuje tworzenie deklaracji VAT, która wyliczy się automatycznie na podstawie wystawionych faktur. Taką deklarację możesz od razu wysłać do Urzędu Skarbowego. Funkcjonalności systemu usprawniają cały proces dając przedsiębiorcy realne oszczędności. Jakby tego było mało, fakturowanie w chmurze połączono z wirtualnym magazynem. W tym samym programie poprowadzisz ewidencję ilości i wartości posiadanego towaru. Układ faktur jest zsynchronizowany z listą pozycji produktów, gdy wystawisz fakturę na kilka produktów, o wartości te zostaną pomniejszone firmowe stany magazynowe.
Atutem systemu ERP w chmurze jest jego skalowalność. Opcja konfiguracji poziomu wydajności, pozwala ustalić harmonogram pracy w sposób najbardziej efektywny dla firmy. Możesz w dowolnym momencie zmieniać parametry wydajnościowe, aby osiągnąć zadowalający rezultat. Jeśli prowadzisz działalność produkcyjną możesz podnosić wydajność maszyn wirtualnych zgodnie z potrzebami cyklu produkcyjnego! Skalowalność systemu produkcyjnego w chmurze sprawia, że firmy płacą wyłącznie za zasoby realnie wykorzystane w procesie produkcji. W skutek tego można znacząco obniżyć koszty prowadzenia biznesu.
Duża liczba przedsiębiorstw nie chce przenosić wszystkich procesów do chmury, ale chciałaby wykorzystać możliwości jakie daje ta technologia. W takim wypadku może skorzystać z systemu klasy ERP zainstalowanego na firmowym serwerze i modułu e-sklepu (branża e-commerce) lub modułu CRM w chmurze połączonego z systemem stacjonarnym. Część oprogramowania funkcjonuje wtedy lokalnie na komputerze firmy, a część na zewnętrznych serwerach. Tak zwana Hybryda umożliwia włączenie do pracy osób, które z jakiegoś powodu nie mogą pojawić się w firmie (np. system CRM dla pracujących zdalnie).
Implementacja systemów ERP lub modułu CRM w chmurze to szereg korzyści dla firmy. W ramach usług chmury twoje przedsiębiorstwo może elastyczniej zarządzać zasobami. Przez wzgląd na zewnętrzną lokalizację infrastruktury możesz obniżyć koszty zużycia energii elektrycznej. Nie musisz martwić się o instalację poprawek czy konfigurację sprzętu, wszystko spoczywa na barkach usługodawców. Praca stanie się bardziej wydajna a twoi pracownicy skupią się wyłącznie na realizacji strategicznych celów firmy. Funkcjonalności systemów opartych na chmurze są o wiele większe niż myślisz.
W kolejnej części artykułu opowiemy o rozwiązaniach wspierających komunikację wewnątrz przedsiębiorstwa. Udoskonalaj procesy zarządzania biznesem przy użyciu chmury. Zastanów się nad wdrożeniem wirtualnego biura w chmurze już dziś!
