Odpowiednie zarządzanie danymi ma bezpośredni wpływ na bezpieczeństwo informacji w firmie. Dlatego warto znać różnicę między backupem a archiwizacją, by efektywnie zarządzać swoimi zasobami cyfrowymi i zapewnić ciągłość działania przedsiębiorstwa. Backup i archiwizacja to dwa fundamentalne, choć całkowicie różne procesy. Obydwa są kluczowe w ochronie danych i w spełnianiu wymogów prawnych czy regulacyjnych. Czym się zatem różnią? Czytaj dalej, by się dowiedzieć!

Czym różni się backup od archiwizacji?

Współczesne przedsiębiorstwa generują i przetwarzają ogromne ilości danych każdego dnia, dlatego ich ochrona stała się niezbędnym elementem zarządzania firmą. W tym kontekście kluczowe jest rozróżnienie dwóch podstawowych procesów ochrony danych: backupu i archiwizacji. Mimo że obie metody służą zabezpieczeniu informacji, mają one różne cele i są stosowane w różnych scenariuszach. Dlatego, aby określić różnice między nimi, warto przyjrzeć się tym pojęciom oddzielnie. Dzięki temu odpowiedź na pytanie: czym się różni backup od archiwizacji, będzie o wiele prostsza.

Definicja i cel backupu

Backup to strategiczne narzędzie, które pomaga przedsiębiorstwom zabezpieczać się przed utratą danych. Głównym celem backupu jest umożliwienie szybkiego przywracania informacji firmowych w przypadku ich utraty lub zniszczenia. Można więc powiedzieć, że backup to kopia danych, stworzona z myślą o szybkim i efektywnym reagowaniu na problemy związane z awariami systemów czy atakami złośliwego oprogramowania. Polega na zapisaniu cennych informacji z jednego urządzenia na inny nośnik. Wyróżniamy trzy typy backupu:

Każdy typ backupu ma swoje unikalne korzyści i szereg zastosowań w zależności od specyficznych wymagań biznesowych.

W przypadku backupu niezwykle częstym rozwiązaniem jest kopia zapasowa w chmurze Azure. To popularny wybór wśród firm z wielu powodów. Przede wszystkim, korzystanie z usług chmurowych takich jak Azure oferuje wysoki poziom bezpieczeństwa, elastyczność i skalowalność, co jest kluczowe przy zarządzaniu dużą ilością danych.

Definicja i cel archiwizacji

Archiwizacja od backupu różni się przede wszystkim celami i sposobami wykorzystania przechowywanych danych. Głównym celem archiwizacji jest długoterminowe przechowywanie informacji, które są niezbędne do spełnienia wymagań prawnych, regulacyjnych, lub które posiadają wartość historyczną dla organizacji. Informacje te, choć rzadziej potrzebne na bieżąco, muszą być zabezpieczone i dostępne przez długi czas, często przez wiele lat. Jej celem może być także zwalnianie miejsca na dyskach poprzez przeniesienie danych rzadko używanych na inny nośnik.

Archiwizacja nie jest zaprojektowana z myślą o szybkim odzyskiwaniu danych po awarii, ale raczej jako sposób na zachowanie ważnych danych w sposób zorganizowany i bezpieczny. Typowe dane archiwizowane to na przykład dokumenty księgowe, stare transakcje biznesowe, zarchiwizowane e-maile, dokumentacja techniczna, wyniki badań, czy też zasoby multimedialne, które dokumentują działalność firmy.

Ważnym aspektem archiwizacji jest także przestrzeganie odpowiednich procedur i standardów dotyczących zarządzania danymi, co obejmuje regularne audyty, szyfrowanie oraz zastosowanie odpowiednich polityk dostępu i ochrony danych.

Backup a archiwizacja: Podsumowanie

Zrozumienie różnic między backupem a archiwizacją jest kluczowe dla każdej firmy, która pragnie ochronić swoje cenne dane. Warto podkreślić, że metody te nie wykluczają się nawzajem. Jest wręcz przeciwnie. Stosowanie backupu i archiwizacji danych jednocześnie jest często koniecznością. Backup zapewnia bieżącą ochronę przed utratą danych spowodowaną przez awarie systemowe, błędy użytkowników, ataki złośliwego oprogramowania, lub katastrofy naturalne. Dzięki regularnym kopiom zapasowym firmy mogą szybko przywrócić swoje systemy do stanu sprzed awarii, minimalizując tym samym przestoje i związane z nimi straty finansowe. Archiwizacja z kolei służy jako długoterminowa pamięć organizacji, przechowując dane, które nie są potrzebne na co dzień, ale które mogą być wymagane do audytów, postępowań prawnych, badań historycznych, czy zachowania zgodności z regulacjami. Archiwizacja pomaga również w optymalizacji wykorzystania zasobów, ponieważ starsze dane są przenoszone na mniej kosztowne i często wolniejsze nośniki danych, zwalniając tym samym przestrzeń na informacje bardziej krytyczne dla bieżącej działalności.

Podjęcie decyzji, które dane podlegają backupowi, a które archiwizacji, jest kluczowe i powinno być wynikiem strategicznego planowania zarządzania danymi. Plan ten powinien uwzględniać nie tylko naturę danych i ich użyteczność w różnych okresach czasu, ale również wymogi prawne i oczekiwania interesariuszy.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Jako obsługa IT firm Warszawa chętnie odpowiemy na wszystkie Twoje pytania! Zapraszamy do kontaktu!

Webinar:

Migracja do chmury Azure

Chmura publiczna Azure, to nieustannie rozwijający się zestaw usług na żądanie, ułatwiający Twojej organizacji sprostanie wszelkim wyzwaniom biznesowym, zarówno tym obecnym jak i przyszłym. Dzięki rozwiązaniom jakie oferuje platforma Azure, możemy elastycznie korzystać z zasobów, optymalizując wydatki i zużycie. Rozbudowana paleta oferowanych usług, pozwoli każdej organizacji na znalezienie dla siebie optymalnego rozwiązania.

Dołączając do wydarzenia:

Agenda:

Czy w dobie ciągłego zagrożenia cybernetycznego oraz braku odpowiednich procedur w wielu przedsiębiorstwach, bezpieczna firma jest w ogóle możliwa? Takie pytanie nasuwa się naturalnie po lekturze dwóch niezależnych raportów, które wyraźnie pokazują, że polski biznes jest nieprzygotowany na zagrożenia, jakie wiążą się z obecnością w sieci. Raport PwC nie bez powodu próbuje znaleźć odpowiedź na pytanie, dlaczego przedsiębiorstwa liczą na szczęście w walce z cyberprzestępcami. Problem jeszcze wyraźniej widać, jeżeli sięgniemy do raportu Vecto, z którego wynika, że ponad 78% pracowników korzysta ze sprzętu służbowego w celach prywatnych. Nie będziemy się jednak zastanawiać, czy bezpieczna firma jest w zasięgu Twoich możliwości – zaprezentujemy natomiast wskazówki, dzięki którym przekonasz się, jak ważny jest audyt bezpieczeństwa informacji.

1. Edukacja

Bezpieczna firma stanie się rzeczywistością tylko wtedy, gdy pracownicy będą mieli dostęp do wiedzy – odpowiednia edukacja stanowi fundament bezpieczeństwa IT. Dlaczego? Świadomość potencjalnych zagrożeń oraz wiedza o tym, jak skutecznie się przed nimi chronić, daje lepsze efekty niż restrykcyjne i niezrozumiałe procedury.  

Drugą kwestią jest regularny dostęp do wiedzy na temat najnowszych trendów i rozwiązań stosowanych w zakresie bezpieczeństwa informacji. Od razu ostudzimy Twój zapał – samodzielne wyszukiwanie wiadomości w Internecie, może się skończyć podobnie jak próba znalezienia odpowiedzi na pytanie, co mi dzisiaj dolega. Niestety, większość informacji dostępnych w sieci jest zbyt ogólna, aby można było z nich skutecznie skorzystać. Co w takiej sytuacji zrobiłaby bezpieczna firma?

Zdecydowałaby się nie tylko na audyt bezpieczeństwa informacji, ale również regularne spotkania z dedykowanym specjalistą (organizowane co miesiąc lub co dwa miesiące). Takie rozwiązanie zapewnia stały dostęp do specjalistycznej wiedzy, która ułatwi zarządzanie bezpieczeństwem informacji. Możesz mieć wątpliwości, jaki sens ma inwestycja w edukację zespołu – weź jednak pod uwagę, że aż 1/3 firm wskazuje, że to właśnie pracownicy stanowią podstawowe zagrożenie dla bezpieczeństwa danych w firmie.  

2. Zabezpieczenie kanałów komunikacji

Niezbędnym elementem bezpieczeństwa informacji jest odpowiednie zabezpieczenie kanałów komunikacji – do tego niezbędna jest świadomość, jakie programy i urządzenia w firmie pełnią na co dzień funkcję komunikatora. Brak kontroli nad kanałami komunikacji oznacza między innymi ryzyko:

Czy przedsiębiorstwo musi samodzielnie mierzyć się z wyzwaniem, jakim jest bezpieczeństwo informacji w sieci? Niekoniecznie, choć działania warto rozpocząć od szyfrowania transmisji danych (SSL), natomiast profesjonalna obsługa informatyczna firm w Warszawie będzie w stanie podsunąć skuteczniejsze rozwiązania, dzięki którym Twoja firma będzie bezpieczna. Dzięki temu możliwe będzie kompleksowe zarządzanie bezpieczeństwem informacji.

3. Tworzenie kopii zapasowych

Skuteczna polityka tworzenia kopii zapasowych nadal należy do rzadkości – automatyczny backup dotyczy zaledwie 20% przypadków (raport Vecto). Tymczasem utrata danych należy do najpoważniejszych konsekwencji, jakich może doświadczyć firma niedbająca o zarządzanie bezpieczeństwem informacji, w efekcie generując kolejne problemy. Druva – kopie zapasowe dla firm to bezpieczna technologia umożliwiająca przechowywanie plików oraz odzyskanie danych w przypadku ich utraty. Jednocześnie takie rozwiązanie ułatwia komunikację wewnętrzną i pozwala ograniczyć koszty związane z infrastrukturą IT (podobnie jak chmura dla firm).  

4. Okresowy przegląd infrastruktury biurowej

Jednym z atrybutów bezpieczeństwa informacji jest poufność (pozostałe to integralność oraz dostępność), która oznacza, że dane są dostępne wyłącznie dla osób uprawnionych. Istnieje jednak wiele środków umożliwiających naruszenie tej poufności, co dla przedsiębiorstwa stanowi realne zagrożenie. Kwartalny przegląd firmowej infrastruktury jest skutecznym sposobem na wykrycie oprogramowania lub urządzeń nasłuchujących oraz gromadzących informacje z pomieszczeń. 

W związku z zagrożeniem naruszenia poufności, szczególnie dotyczącym branży medycznej i firm patentowych (bezpieczeństwo dokumentów), ważne jest stworzenie odpowiednich warunków do przeprowadzania spotkań biznesowych. Skanowanie pomieszczeń z myślą o urządzeniach nasłuchujących, pozostawienie telefonów w jednym miejscu oraz sprawdzenie pokoju, w którym odbywają się zebrania – tego typu działania powinny stać się rutyną. Jednocześnie bezpieczeństwo danych w firmie można zapewnić poprzez:

5. Umiejętność rozpoznawania zagrożeń

Wiedza o tym, co zagraża firmowym danym, jest niezbędna do stworzenia bezpiecznej firmy. Jeszcze ważniejsza jest umiejętność rozpoznawania potencjalnych zagrożeń oraz odpowiednia reakcja na nie. Audyt bezpieczeństwa informacji umożliwia weryfikację, czy wiadomości przychodzące, w tym linki, są bezpieczne, ale poważnym wyzwaniem jest wyczulenie pracowników na próby wyłudzenia danych.

Phishing polega na podszywaniu się pod inną osobę lub instytucję, dzięki czemu można uzyskać dostęp do krytycznych informacji – oczywiście część fałszywych wiadomości trafia bezpośrednio do spamu, ale cyberprzestępcy doskonalą swoje umiejętności, rzucając bezpiecznej firmie kolejne wyzwania w zakresie ochrony informacji. Jak w obliczu tego zadbać o bezpieczeństwo danych w firmie?

Jednym ze sposobów jest audyt socjotechniczny weryfikujący podatność pracowników na phishing poprzez bezpieczną symulację ataku hakerskiego (np. przesłanie spreparowanych wiadomości do całego zespołu). Tym samym sprawdzana jest znajomość procedur bezpieczeństwa oraz odporność na manipulację z zewnątrz. Oczywiście, nie chodzi o to, by ukarać pracowników, którzy podczas audytu socjotechnicznego naruszają bezpieczeństwo informacji w firmie. Jest to jednak sygnał dla organizacji, że należy zadbać o odpowiednią edukację i jeszcze lepiej przygotować zespół na rzeczywisty atak hakerski. 

6. Procedury i zarządzanie bezpieczeństwem informacji

Jeżeli Twoim celem jest bezpieczna firma, konieczne będzie opracowanie procedur ułatwiających zarządzanie bezpieczeństwem informacji – warto poprosić o pomoc specjalistów, którzy dysponują skutecznymi narzędziami ochrony danych. Opieka informatyczna dla firm w Warszawie zapewnia niezbędne wsparcie poprzez przygotowanie zestawu odpowiednich zasad i scenariuszy, dostosowanych do zapotrzebowania i możliwości przedsiębiorstwa. Bezpieczeństwo informacji i usług w nowoczesnej instytucji i firmie nie istnieje bez konsekwentnie przestrzeganych procedur i scenariuszy, które pozwalają podjąć odpowiednie działania w przypadku sytuacji krytycznej. 

7. Testy penetracyjne

Przeprowadzane raz w miesiącu testy penetracyjne, czyli kontrolowane ataki na system, stanowią formę audytu bezpieczeństwa informacji – wykrywają luki w systemie, które wymagają zabezpieczenia lub dodatkowego wzmocnienia. Testowanie istniejących rozwiązań z zakresu bezpieczeństwa danych w firmie oraz ich poziomu umożliwia opracowanie raportu, na podstawie którego wdrażane są zmiany. Nie istnieje system pozbawiony słabości, dlatego testy penetracyjne należy przeprowadzać regularnie. Miej jednak na uwadze fakt, że skuteczność testu zależy od doświadczenia i wiedzy na temat cyberprzestępstw osoby, która go wykonuje.

8. Zewnętrzne wsparcie informatyczne

Bezpieczeństwo informacji i usług w nowoczesnej instytucji i firmie polega również na korzystaniu z narzędzi, które tworzą firmy takie jak Microsoft. Usługa Azure ATP (Advanced Threat Protection) to rozwiązanie oparte na chmurze umożliwiające identyfikację zagrożeń takich jak podejrzana tożsamość użytkownika czy niepożądane działania ze strony nieznanego użytkownika. Wdrożenie ATP nie zastąpi kompleksowego zarządzania bezpieczeństwem informacji, ale stanowi doraźne wsparcie w zakresie bezpieczeństwa IT.

Bezpieczna firma – podsumowanie 

Bezpieczeństwo dokumentów (czyli danych) w firmie stanowi poważne wyzwanie – działalność biznesu w dużej mierze oparta jest na obecności w sieci, a to z kolei wiąże się z licznymi zagrożeniami, począwszy od kradzieży hasła, skończywszy na całkowitej utracie kluczowych zasobów. Przedstawiliśmy osiem wskazówek, dzięki którym jesteś w stanie stworzyć bezpieczną firmę, przygotowaną na potencjalny atak hakerski. Do tego jednak niezbędne jest profesjonalne wsparcie – niemal połowa badanych twierdzi, że ich firma nie zatrudnia specjalisty w zakresie bezpieczeństwa informacji (raport Vecto). Powody mogą być różne, natomiast nie ulega wątpliwości, że o bezpieczeństwo danych w firmie należy zadbać. 

Lemon Pro to zespół doświadczonych specjalistów, dzięki którym kompleksowe zarządzanie bezpieczeństwem informacji w firmie nie stanowi problemu. Przeprowadzamy audyty bezpieczeństwa informacji, wykorzystujemy narzędzia wspierające ochronę danych i zarządzanie przedsiębiorstwem (między innymi Microsoft Azure ATP – Azure Advanced Threat Protection) oraz dzielimy się wiedzą, dzięki czemu masz dostęp do najlepszych rozwiązań w zakresie bezpieczeństwa IT. Twoją firmą zaopiekuje się dedykowany zespół ekspertów z różnych obszarów informatyki. Skontaktuj się z nami – wspólnie stworzymy bezpieczną firmę!