Kanały komunikacji w firmie - jak zadbać o ich bezpieczeństwo?

Komunikacja wewnętrzna w firmie to jeden z kluczowych czynników jej sprawnego działania. Wpływa ona nie tylko na porozumiewanie się na pomiędzy zarządem a podwładnymi oraz pracownikami między sobą, ale także na postrzeganie organizacji z zewnątrz. Skuteczne porozumiewanie się buduje dobry PR wewnętrzny i zewnętrzny, choć ten rodzaj komunikacji jest skierowany do struktur danego przedsiębiorstwa.

Do jej głównych zadań należy informowanie pracowników o bieżących sprawach firmowych czy najważniejszych aspektach funkcjonowania organizacji. Sprawny obieg informacji buduje dobry wizerunek wśród pracowników i ich lojalność wobec firmy. Ułatwia również powstanie zgranego zespołu, co przekłada się bezpośrednio na wyniki przedsiębiorstwa. W artykule przedstawimy różne narzędzia do porozumiewania się i podpowiemy jak poprawić i usprawnić komunikację w firmie.

Narzędzia do komunikacji w firmie

Właściwa komunikacja wewnętrzna jest równie ważna dla dużych firm, gdzie w licznym zespole łatwo o dezinformację lub niedoinformowanie, jak i w mniejszych organizacjach, ułatwiając w ten sposób kierownictwu kontrolę przepływu informacji wewnętrznych.

Kanały komunikacji w firmie mogą być dowolne, a jednym z najważniejszych i najskuteczniejszych z nich jest Intranet. To komunikator firmowy, za pomocą którego można przekazywać informacje, a także udostępniać narzędzia i zasoby. Świetnie sprawdza się zarówno w wielkich korporacjach, jak i małych firmach zatrudniających nie więcej niż kilkudziesięciu pracowników. Obecnie to nowoczesne narzędzie ma strukturę drzewa i jest połączone z systemami kadrowymi. Pozwala na wyświetlenie informacji m.in. o urlopach, zastępstwach, delegacjach czy lokalizacji danej osoby w firmie.

Pozwala również na ustalenie, kto pracuje w danym zespole i kto jest jego przełożonym. Sprawne wyszukiwanie pracowników lub dokumentów może być kluczowe w przypadku wielu spraw, w których element czasu jest decydujący i trzeba szybko ustalić osobę decyzyjną. Bardzo praktyczny jest także kalendarz znajdujący się na głównej stronie tego narzędzia, który informuje np. o terminach rozliczeń, audytów, spotkań czy imprez integracyjnych. Zbiór dat wszystkich ważnych wydarzeń i planowanych działań w jednym miejscu jest bardzo wygodny. Intranet można porównać do wewnętrznego Internetu.

Wśród innych narzędzi komunikacji w firmie można wymienić:

• komunikatory wewnętrzne takie jak MS Teams czy Slack,
• pocztę mailową,
• spotkania pracowników z kierownictwem,
• wydawanie biuletynu informacyjnego,
• tablicę ogłoszeń,
• szkolenia,
• radiowęzeł.

Wybór systemu komunikacji wewnętrznej w firmie jest więc szeroki. Jednak decyzja taka powinna uwzględniać ten, który może najlepiej sprawdzić się wśród danego zespołu.

Jak poprawić i usprawnić komunikację?

Poprawa i usprawnienie komunikacji w firmie powinno być jednym z najważniejszych celów każdego managera. Dobry przepływ informacji wewnętrznych równa się skutecznej realizacji zadań i ma wpływ na ogólną atmosferę w pracy. Aby był on prawidłowy, trzeba przede wszystkim przestrzegać kilku podstawowych zasad:

• przekaz musi być jasny, a treści proste i zrozumiałe,
• przekazywane informacje muszą być prawdziwe,
• wszystkie komunikaty powinny najpierw docierać do pracowników, a dopiero potem na zewnątrz firmy,
• nie należy nastawiać negatywnie grup pracowników przeciw sobie,
• komunikacja z pracownikami musi być dwustronna.

Warto też pamiętać, że komunikacja wewnętrzna w przedsiębiorstwie jest procesem ciągłym i trwa przez cały czas jego funkcjonowania. Jeśli jest nieprawidłowa, może wywoływać kryzysy, dlatego tak ważne jest wypracowanie jej skutecznego modelu.

Prawidłowa procedura komunikacji w firmie przewiduje regularne kontaktowanie się z zespołem. Przy czym nie może się ono ograniczać jedynie do wyznaczania zadań. Przełożony powinien interesować się czy zespół czegoś nie potrzebuje oraz dopytywać o przebieg wykonywanych prac. Do takich bieżących kontaktów doskonale nadają się komunikatory wewnętrzne jak np. wspomniane już MS Teams, Slack czy Google Hangouts. Sprawdzają się one lepiej niż organizowanie spotkań, nawet krótkich, które jednak zabierają czas na dotarcie dna nie i ewentualne oczekiwanie na spóźniających się uczestników. Spotkania pracowników z kierownictwem warto wykorzystywać, tylko jeśli są konieczne np. do przekazywania dłuższych podsumowań ogólnych dotyczących całego zakładu. Pozostałe informacje sprawniej można przekazywać za pomocą komunikatorów, telefonów, maili lub wideokonferencji.

Dobrym pomysłem jest stworzenie w komunikatorze wewnętrznym osobnych kanałów do komunikacji dla poszczególnych zespołów projektowych. Zapewni to szybszy przepływ i wymianę informacji oraz okazję do dyskusji, zgłaszania pomysłów czy wspólnego rozwiązywania bieżących problemów. Można też wprowadzić stałe spotkania zespołów projektowych, np. co poniedziałek o tej samej godzinie, aby omawiać na nich dokonania z ubiegłego i plany na następny tydzień. Inną opcją są codzienne raporty na koniec dnia na temat zrealizowanych już działań. Wszystko to sprawi, że informacje będą bardziej przejrzyste.

Jak dbać o bezpieczeństwo kanałów komunikacji?

Zabezpieczenie kanałów komunikacji w firmie jest bardzo ważne dla zapewnienia bezpiecznego przepływu informacji wewnątrz zespołów. W tym celu należy zidentyfikować wszystkie programy i urządzenia, które w danej organizacji pełnią funkcje komunikatorów, zaczynając od MS Teams, a kończąc na firmowych mailach. Jeśli nie będą one bezpieczne może dojść do wycieku, uszkodzenia, a nawet utraty przekazywanych informacji i narażenia firmy za straty materialne i wizerunkowe. Poza tym ich zainfekowanie złośliwymi oprogramowaniami skutkować będzie spowolnieniem działania lub całkowitym brakiem dostępu do sieci i komunikatorów firmowych.

Zabezpieczenie kanałów warto powierzyć profesjonalnej firmie jak Lemon Pro zajmującej się obsługą informatyczną firm w Warszawie. Bezpieczna firma to taka, która zapobiega potencjalnym zagrożeniom. Dzięki współpracy z nimi komunikacja wewnątrz firmy będzie bezpieczna, a dodatkowo można zyskać wiele innych skutecznych rozwiązań jak Microsoft 365 Business czy chmurę dla firm.

Równie ważną kwestią, jak profesjonalne zabezpieczenie kanałów komunikacji jest zapewnienie bezpieczeństwa pomieszczeń przeznaczonych do spotkań, tj. ich audyt w celu wykrycia urządzeń próbujących wykraść poufne informacje firmowe. Udający się na spotkanie pracownicy muszą też zabezpieczyć swoje urządzenia przenośne, pozostawiając je w bezpiecznym, niedostępnym dla osób postronnych miejscu.

Podsumowanie

Skuteczna i bezpieczna komunikacja wewnętrzna w firmie jest niezbędna dla jej efektywnego działania. Może decydować o jej sukcesie lub porażce na rynku. Jakość przepływu informacji wpływa na poziom zaangażowania pracowników w wykonywanie obowiązków, identyfikację z zakładem pracy oraz co bardzo ważne na wzajemne relacje między nimi. Praca wykonywana na jasnych zasadach i w przyjaznej atmosferze jest zawsze bardziej efektywna. Dlatego tak dużą wagę trzeba przykładać do wyboru odpowiednich kanałów i zasad komunikacji w firmie oraz zapewnienia im bezpieczeństwa.