Data residency - gdzie naprawdę przechowywane są dane Twojej firmy w chmurze?
Czy wiesz, gdzie fizycznie znajdują się dane Twojej firmy przechowywane w chmurze? Choć z perspektywy użytkownika pliki „są w Internecie”, w rzeczywistości mają swoje konkretne miejsce na ziemi - w centrach danych należących do dostawców usług chmurowych. Wybór tej lokalizacji ma ogromne znaczenie, zwłaszcza w kontekście przepisów takich jak RODO i zasad data residency, czyli rezydencji danych.
Czym jest data residency?
Data residency odnosi się do fizycznej lokalizacji, w której dane są przechowywane i przetwarzane. W przypadku chmury oznacza to konkretne centrum danych, w którym znajdują się serwery obsługujące Twoją firmę. Każdy dostawca np. Microsoft, Google czy Amazon posiada globalną sieć centrów danych i pozwala wybrać region, w którym będą przechowywane dane użytkowników.
Decyzja o wyborze regionu jest istotna nie tylko z punktu widzenia wydajności (im bliżej użytkownika, tym szybszy dostęp), ale przede wszystkim ze względów prawnych i bezpieczeństwa danych.
Gdzie fizycznie znajdują się dane w chmurze?
Wbrew popularnemu wyobrażeniu, dane w chmurze nie „unoszą się” w przestrzeni internetowej, lecz są przechowywane na rzeczywistych, fizycznych serwerach znajdujących się w zabezpieczonych centrach danych. Te obiekty działają 24 godziny na dobę i są wyposażone w zaawansowane systemy chłodzenia, zasilania awaryjnego i ochrony fizycznej.
W trakcie konfiguracji usługi chmurowej firma zazwyczaj wybiera, w jakim regionie (np. Europa, USA, Azja) dane będą przechowywane. Niektórzy dostawcy pozwalają wskazać nawet konkretny kraj np. Polskę lub Niemcy - co ułatwia spełnienie wymogów prawnych dotyczących lokalizacji danych.
Data residency a przepisy RODO
Zgodnie z rozporządzeniem RODO, dane osobowe obywateli Unii Europejskiej powinny być przechowywane i przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub w krajach, które zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych. Dlatego lokalizacja serwerów ma kluczowe znaczenie - przechowywanie danych poza EOG (np. w USA) może wymagać dodatkowych zabezpieczeń i umów, takich jak standardowe klauzule umowne (SCC). Świadomy wybór regionu chmurowego pozwala firmie:
- zapewnić zgodność z przepisami o ochronie danych,
- uniknąć ryzyka naruszeń i kar finansowych,
- zachować kontrolę nad przepływem danych osobowych.
Data sovereignty - kto ma kontrolę nad Twoimi danymi?
W kontekście data residency warto wspomnieć o pojęciu data sovereignty - suwerenności danych. Oznacza ono, że dane podlegają prawu kraju, w którym są fizycznie przechowywane. Oznacza to, że dane zapisane na serwerach w Polsce są chronione polskim i unijnym prawem, natomiast te przechowywane np. w USA - podlegają amerykańskim regulacjom.
Dlatego firmy działające międzynarodowo muszą dokładnie wiedzieć, gdzie znajdują się ich dane i jakie przepisy mają do nich zastosowanie. W praktyce oznacza to, że wybór lokalizacji serwerów to nie tylko kwestia techniczna, ale także strategiczna decyzja prawno-biznesowa.
Jak wybrać odpowiednią lokalizację danych?
Przy wyborze regionu przechowywania danych w chmurze warto kierować się kilkoma zasadami:
- Zgodność z przepisami prawa - upewnij się, że dane osobowe klientów i pracowników pozostają w granicach EOG.
- Bezpieczeństwo infrastruktury - sprawdź, czy dostawca chmury stosuje szyfrowanie, kontrolę dostępu i certyfikaty bezpieczeństwa (np. ISO 27001).
- Dostępność usług - wybierz region, który zapewnia szybkie i stabilne połączenie z użytkownikami.
- Transparentność dostawcy - dostawca powinien udostępniać informacje o lokalizacji serwerów oraz polityce przetwarzania danych.
- Rodzaj danych - w przypadku informacji wrażliwych rozważ przechowywanie ich na dedykowanych serwerach lub w środowisku hybrydowym.
Dzięki temu firma zyskuje pewność, że jej dane są bezpieczne, zgodne z przepisami i dostępne dokładnie tam, gdzie są potrzebne.
Jak zapewnić bezpieczeństwo danych w chmurze?
Oprócz wyboru odpowiedniej lokalizacji warto wdrożyć także zasady bezpiecznego zarządzania danymi w chmurze:
- stosuj szyfrowanie danych w spoczynku i w tranzycie,
- włącz uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA),
- ograniczaj dostęp tylko do upoważnionych użytkowników,
- monitoruj logi i aktywność w chmurze,
- regularnie wykonuj kopie zapasowe (backup),
- nie przechowuj w chmurze danych szczególnie wrażliwych, jeśli nie jest to konieczne.
Takie podejście pozwala zachować równowagę między wygodą korzystania z chmury a bezpieczeństwem informacji.
Dane przechowywane w chmurze są fizycznie ulokowane w konkretnych centrach danych należących do dostawcy usługi. To właśnie lokalizacja tych serwerów, a więc data residency decyduje o tym, jakie prawo ma zastosowanie i jakie obowiązki spoczywają na firmie w zakresie ochrony danych. Świadomy wybór regionu chmurowego, zgodność z RODO oraz wdrożenie zasad cyberbezpieczeństwa to podstawa odpowiedzialnego korzystania z chmury. Dzięki temu organizacja może czerpać korzyści z elastyczności i skalowalności chmury, jednocześnie zachowując pełną kontrolę nad swoimi danymi.