Jak mieć pewność, że najważniejsze systemy w organizacji działają dobrze?
22 Jul 2016
Przeczytaj w 3 minuty
Jak mieć pewność, że najważniejsze systemy w organizacji działają dobrze?
Praca z nowoczesnymi technologiami takimi jak chmura, programy do obsługi firmowej poczty czy platformy do wymiany informacji i synchronizacji pracy zespołów potrafi być samą przyjemnością. Nie zapominajmy jednak, że nawet najlepiej naoliwionej maszynie potrafi przytrafić się awaria. Na szczęście w dzisiejszych czasach nie musimy zatrudniać zespołu ekspertów aby mieć pewność, że najważniejsze systemy w naszej organizacji działają dobrze.Jak usprawnić i zabezpieczyć pracę z dokumentami elektronicznymi?
Każdy proces ochrony dokumentów i procesów wymiany informacji w firmie powinniśmy zacząć od czegoś co możemy nazwać wewnętrznym audytem. Chodzi o sprawdzenie wiedzy i kompetencji pracowników delegowanych do konkretnego projektu. Weryfikacja taka pozwoli nam na określenie tak zwanego poziomu bazowego na jakim się znajdujemy. Dzięki temu możemy zabezpieczyć się przed zatrudnianiem osób niekompetentnych, których obecność w zespole może na dłuższą metę szkodzić firmie.Zacznijmy od podstaw.Innym istotnym procesem, któremu powinna poddać się każda firma jest analiza dokumentacji znajdującej się na firmowych serwerach i komputerach. Ilość dokumentów gromadzonych w formie cyfrowej sprawia, że nie tylko często gubimy istotne dla nas pliki, ale też na przykład nie wiemy co kryje się w czeluściach dysków twardych naszych firmowych maszyn. Audyt wewnętrzny oraz analiza zawartości firmowych komputerów i serwerów to pierwszy krok do usprawnienia i zabezpieczenia pracy z dokumentami elektronicznymi. Kolejnym powinno być wyposażenie się w odpowiednie aplikacje, które ułatwiają zarządzanie i monitorowanie naszej infrastruktury informatycznej.
Pantopa – precyzyjne monitorowanie
Jednym z najpopularniejszych narzędzi na rynku (znajdziecie je również w ofercie Lemon Pro) służących do monitorowania i zarządzania wewnętrzną i zewnętrzną infrastrukturą informatyczną jest Pantopa. Pantopa to zawsze dostępny, skalowalny system monitorowania działający w chmurze. Pozwala on monitorować nie tylko to co dzieje się na serwerach, ale również stronach internetowych i w zarządzanych przez firmę aplikacjach oraz serwisach. Pantopa wyposażona jest w inteligentny system ostrzegania. Dzięki wykorzystaniu takich kanałów komunikacji jak email, SMS czy nawet komunikatory internetowe (Google Talk, AIM, IRC) pracownicy Twojej firmy zostaną powiadomieni o ewentualnych kłopotach niezależnie od miejsca, w którym w danej chwili się znajdują. Boisz się fałszywych alarmów? Korzystanie z Pantopa wyklucza takie możliwości! Dzięki globalnej sieci monitoringu rozproszonego serwery sprawdzane są co 60 sekund. Wyklucza to całkowicie możliwość wywołania fałszywego alarmu. Jak zatem widać Pantopa jest spójnym i kompleksowym systemem nadzorującym zewnętrzne usługi sieciowe, wewnętrzne serwery oraz zasoby systemowe.
Spiceworks IT desktop - wspomaganie organizacji pracy przez systemy typu helpdesk
Inną aplikacją, którą powinniście pokochać jest SpiceWorks. Założona dekadę temu w Teksasie firma to prawdziwi spece od profesjonalnego zarządzania informacją. Ich flagowym produktem jest SpiceWorks IT Desktop. To aplikacją, która łączy w sobie funkcjonalność klienta zdalnej pomocy technicznej, serwerów TFTP, menedżera usługi Active Directory, a także systemu inwentaryzacji sieci. Podstawowe funkcjonalności aplikacji SpiceWorks IT Desktop:- tworzenie listy inwentarzowej, dzięki której w jednym miejscu znajdziemy wszystkie informacje na temat danych technicznych, wersji oprogramowania oraz licencji podłączonych urządzeń
- prowadzenie centrum wirtualnego helpdesku, dzięki któremu klienci lub pracownicy większej organizacji mogą nadsyłać zgłoszenia o problemach i błędach. Rozwiązanie problemów powierzać możemy specjalistom dzięki systemowi wystawiania zadań, który pozwala też na stały monitoring procesu rozwiązywania zgłoszeń oraz tworzenie statystyki awaryjności i wydajności napraw
- monitoring wydajności firmowej sieci, wykorzystania przestrzeni dyskowej, obecności na dyskach niepożądanych programów i aplikacji, a nawet wydajności poszczególnych urządzeń.
Pantopa i SpiceWorks to zaledwie dwie aplikacje, które pozwolą usprawnić i zabezpieczyć pracę z dokumentami elektronicznymi. Należy pamiętać, że niezależnie od tego czy się nimi posługujemy czy nie monitoring serwerów, zasilania oraz innych procesów i czynników mających wpływ na bezpieczeństwo informacyjne firmy powinien być jednym z najważniejszych zadań jakie wyznaczy sobie nasza firma. Tak, żebyśmy o każdej porze dnia i nocy mieli pewność, że najważniejsze systemy w naszej organizacji działają bez zrzutów!